S elektronizáciou prichádzame do styku aj pri obchodnej činnosti medzi podnikateľmi alebo podnikateľmi a fyzickými osobami, konkrétne pri doručovaní elektronických faktúr. Každý bežný a svedomitý podnikateľ vystavuje faktúry za dodanie svojich služieb alebo tovaru. Takýchto faktúr je počas celej podnikateľskej činnosti vystavených naozaj veľa. Na strane druhej, niekto tieto faktúry prijíma. To znamená opäť nespočetné množstvo prijatých faktúr. Systematicky zmýšľajúci ľudia a aj spoločnosti majú takýchto odoslaných a prijatých faktúr plné šanóny. Aj vás otravuje večné zakladanie faktúr do radov šanónov a o to viac listovanie v nich? Práve na vás naša legislatíva myslela a zaviedla do právneho poriadku elektronickú faktúru. Výhodou elektronických faktúr je úspora poštovného, tlače a papiera, čo úzko súvisí s ochranou životného prostredia. Súčasne ju viete doručiť jej príjemcovi rýchlejšie a po splnení zákonných náležitostí slúži ako plnohodnotný daňový doklad v zmysle zákona. Náležitosti elektronickej faktúry ako daňového dokladu a spôsob jej spracovania a zasielania upravuje zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty (ďalej len „zákon“). Elektronická faktúra musí obsahovať všetky údaje obsiahnuté v § 74 ods. 1 zákona. Bez toho by elektronická faktúra nebola spôsobilým daňovým dokladom, len problémom. Elektronickou faktúrou je každá faktúra vyhotovená a prijatá v akomkoľvek elektronickom formáte. Obvyklými formátmi sú PDF alebo XML. Výber formátu faktúry je na vystaviteľovi faktúry. Samotné vyhotovenie elektronickej faktúry z vašej strany nepostačuje. Aby ste mohli elektronickú faktúru odberateľovi aj zaslať, potrebujete na to jeho súhlas. Zákon nešpecifikuje formu takéhoto súhlasu a nešpecifikuje ani formu vašej žiadosti o súhlas. Žiadosť aj súhlas môžu byť udelené ústne aj písomne. V zásade však platí to, čo je na „papieri“. Preto odporúčame mať súhlas s vyhotovením a zaslaním elektronickej faktúry udelený písomne (aj prostrednícvom e-mailovej komunikácie). Súhlas so zasielaním elektronickej faktúry sa považuje za udelený aj vtedy, ak po zaslaní elektronickej faktúry bez vopred udeleného súhlasu príjemca takúto formu nenamietne. Po udelení súhlasu so zasielaním elektronickej faktúry ju môžete bez problémov doručiť konkrétnemu príjemcovi na jeho e-mailovú adresu. Pri vyhotovovaní elektronických faktúr, ako aj pri ich prijímaní treba pamätať na to, že pôvod každej elektronickej faktúry musí byť vierohodný, jej obsah nesmie byť porušený (nezmenený) a musí byť čitateľná. Uvedené sa vzťahuje na celú dobu od jej vydania až do konca obdobia na jej uchovávanie. Na splnenie všetkých vyššie spomenutých atribútov elektronickej faktúry môžete použiť kontrolné mechanizmy podnikových procesov (spoľahlivo zabezpečia priraditeľnosť faktúry k dokumentom súvisiacim s dodaním tovaru alebo služby), zaručený elektronický podpis, elektronickú výmenu údajov alebo iný spôsob zabezpečujúci vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry. Iný spôsob zabezpečujúci vierohodnosť pôvodu a neporušiteľnosť obsahu elektronickej faktúry znamená, že postačuje jej podpísanie elektronickým podpisom, pričom nemusí ísť o zaručený elektronický podpis. Pri overení podpisu na elektronickej faktúre viete ľahko zistiť, kto dokument podpísal, resp. či nebol pozmenený. Ak by sa to stalo, za žiadnych okolností takúto elektronickú faktúru neuhrádzajte a bezodkladne kontaktujte jej odosielateľa. Podpísanie elektronickej faktúry zaručeným elektronickým podpisom nie je povinné. Ide len o vyššiu formu overenia odosielateľa, pričom nahrádza vlastnoručný podpis odosielateľa. Ak uvažujete nad používaním elektronickej faktúry, avšak svoje šanóny chcete mať stále po ruke, môžete vystavenú a zaslanú, prípadne prijatú elektronickú faktúru kedykoľvek vytlačiť a uchovať ju aj v jej listinnej podobe. V prípade kontroly daňového úradu nezáleží, ktorú formu faktúr mu predložíte. Vedzte však, že pri elektronických faktúrach sú daňové úrady oprávnené skontrolovať aj použitý mechanizmus zabezpečenia vierohodnosti ich pôvodu a neporušenosti ich obsahu. Preto vždy uchovávajte e-Faktúry aj v ich elektronickej forme.
