Po novom sa do obchodného registra (OR) zapisujú údaje o KÚV v rozsahu meno, priezvisko, rodné číslo/dátum narodenia, ak rodné číslo nebolo pridelené, adresa trvalého/iného pobytu, štátna príslušnosť a druh a číslo dokladu totožnosti a údaje, ktoré zakladajú postavenie KÚV podľa zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu.
Postavenie KÚV zákon priznáva osobe na základe faktu, že ovláda alebo kontroluje právnickú osobu, alebo získava prospech z jej činnosti a obchodov. Ak nikto nemá v spoločnosti takéto postavenie, zákon pripisuje postavenie KÚV vrcholovému manažmentu právnickej osoby.
Povinnosť zápisu KÚV do OR je účinná od 1. 11. 2018. To znamená, že všetky spoločnosti a ďalšie právnické osoby musia pri prvozápise do OR zapísať aj KÚV. Zákon o obchodnom registri zároveň pamätá aj na právnické osoby vzniknuté do 31. 10. 2018.
Ukladá im lehotu 14 mesiacov na to, aby zosúladili zápis o KÚV do OR, teda najneskôr do 31. 12. 2019. Na účely splnenia tejto povinnosti je vytvorený nový formulár č. 31 (Príloha č. 31 k vyhláške č. 25/2004 Z. z.). Zapísať údaje o KÚV do OR nemajú právnické osoby, ktoré sú subjektmi verejnej správy alebo emitentmi cenných papierov prijatých na obchodovanie na regulovanom trhu. Pri prvozápise právnických osôb, ktoré vznikli po 1. 11. 2018, sa údaje o KÚV zapisujú v prvozápisovom formulári v rámci samostatnej časti zápisového formulára, príslušného podľa typu zapisovanej právnickej osoby. Formuláre na zápis údajov o KÚV do OR sú v listinnej aj elektronickej podobe dostupné na stránkach Ministerstva spravodlivosti SR v sekcii „Obchodný register“.
Pre právnické osoby vzniknuté do 31. 10. 2018 ide o návrh na doplnenie údajov o KÚV alebo o návrh na zápis zmeny údajov o KÚV, ktorý je bezplatný. V prípade prvozápisu právnických osôb od 1. 11. 2018 do OR sa údaje o konečnom užívateľovi výhod zapisujú v prvozápisovom formulári v rámci samostatnej časti zápisového formulára, pričom súdny poplatok sa uhrádza podľa sadzobníka súdnych poplatkov. To znamená, že pri prvozápise právnická osoba kvôli zápisu KÚV nezaplatí nič navyše.
Registrovému súdu sa s návrhom na zápis údajov o KÚV do OR nepredkladajú žiadne listiny, z ktorých vyplývajú zapisované údaje. Zákon o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu ukladá povinným osobám povinnosť viesť evidenciu KÚV a príslušné listiny, ktorými identifikovala a overila osobu KÚV. Preto je vhodné, aby každá právnická osoba zapisovaná do OR viedla evidenciu KÚV a mala vo svojich korporátnych dokumentoch založené listiny preukazujúce identifikáciu a verifikáciu KÚV. Zápis KÚV do OR nemá nič spoločné so zápisom do registra partnerov verejného sektora. Zápis údajov o KÚV do OR nenahrádza povinnosť vykonať zápis KÚV do registra partnerov verejného sektora. Údaje o KÚV zapísané do OR nebudú verejne dostupné na webovom sídle www.orsr.sk, v Obchodnom vestníku a ani vo výpisoch z OR.
Ak návrh na zápis KÚV nebude podaný v zákonnej lehote alebo ak sa ukáže, že údaje o KÚV nezodpovedajú skutočnosti, registrový súd je oprávnený uložiť osobe, ktorá je oprávnená konať v jej mene (štatutárom), pokutu až do výšky 3310 eur.
