Podnikateľ (alebo osoba, ktorá obsluhuje pokladnicu) je povinný evidovať tržbu v elektronickej registračnej pokladnici (ERP) alebo vo virtuálnej registračnej pokladnici (VRP) bez zbytočného odkladu po prijatí tržby. Povinnosť používať ERP/VRP je na všetkých predajných miestach. ERP musí podnikateľ (alebo osoba, ktorá obsluhuje ERP) umiestniť tak, aby údaje na zobrazovacom zariadení boli pre zákazníka čitateľné. Spolu s ERP musí byť na predajnom mieste umiestnená aj kniha pokladnice, ktorú je podnikateľ povinný viesť.
Kniha pokladnice je nerozoberateľná kniha so vzostupne číslovanými stranami, ktorá má pridelený daňový kód registračnej pokladnice. Kniha ERP nemôže obsahovať iné údaje alebo záznamy, ako sú uvedené vo vzore. Pri používaní VRP knihu nie je potrebné viesť. Kniha ERP sa archivuje 10 rokov od konca kalendárneho roku, v ktorom bol vykonaný posledný záznam.
Po pridelení daňového kódu daňovým úradom následne spustí ERP do prevádzky servisná organizácia. Servisnou organizáciou je fyzická alebo právnická osoba, ktorá má na to oprávnenie. Pri zmene vlastníka ERP je pôvodný vlastník povinný zabezpečiť ukončenie prevádzky a následne nový vlastník je povinný zabezpečiť uvedenie ERP do prevádzky.
Do knihy pokladnice sa uvádza aj predajné miesto, ktoré je viditeľné aj na pokladničnom doklade. Ak ide o taký predaj, pri ktorom dochádza k zmene predajného miesta, napr. na jarmokoch, trhoch, pri pojazdnej predajni alebo aj pri použití ERP na dvoch stálych predajných miestach, na ktorých dochádza k evidovaniu tržieb v odlišnom čase, hovoríme o tzv. pojazdnej ambulantnej predajni. Pri takomto predaji sa ako predajné miesto v knihe ERP uvádzalo pri predajnom mieste namiesto adresy označenie „ambulantný predaj“ alebo „prenosná pokladnica“. Takéto označenia zákon priamo neupravuje, boli upravené osobitným metodickým pokynom. Aktuálne sa pristupuje k zjednoteniu označenia predajného miesta pomenovaním „prenosná pokladnica“.
Pri používaní VRP pri pojazdnej ambulantnej predajni požiada podnikateľ daňový úrad o pridelenie kódu VRP samostatnými žiadosťami na každé stále predajné miesto alebo vypíše iba jednu žiadosť, v ktorej ako predajné miesto odlišné od sídla alebo miesta podnikania vyznačí „prenosná pokladnica“.
Po zaevidovaní tržby v ERP alebo vo VRP vzniká automaticky povinnosť odovzdať kupujúcemu pokladničný doklad ihneď po jeho vytlačení bez zbytočného odkladu. Kópiu pokladničného dokladu je možné odovzdať aj neskôr. Podnikateľ, ktorý používa VRP, môže vytlačiť iba jeden originál pokladničného dokladu. Iný ako pokladničný doklad vyhotovený ERP alebo VRP o prijatí tržby podnikateľ (alebo osoba obsluhujúca pokladnicu) nesmie kupujúcemu odovzdať. Na každom predajnom mieste je podnikateľ povinný vyobraziť vzor pokladničného dokladu.
Pokladničným dokladom je doklad o prijatí tržby, doklad o vrátení platby za vrátený tovar, doklad o vrátení platby za tovar alebo poskytnutú službu pri ich reklamácii, doklad o vrátení platby za neposkytnutú službu alebo doklad za vrátené zálohované obaly vyhotovený ERP. Pokladničným dokladom je aj doklad vyhotovený VRP.
Počas prerušenia prevádzky ERP je potrebné vyhotovovať paragón, t. j. náhradný doklad vyhotovený namiesto pokladničného dokladu. Paragón sa vyhotovuje v dvoch vyhotoveniach, pričom originál paragónu musí byť bez zbytočného odkladu po prijatí platby odovzdaný kupujúcemu a kópia zostáva u podnikateľa. Rovnaký postup sa použije aj pri reklamácii, ak dôjde k vráteniu platby. Paragóny sa číslujú vzostupne bez prerušenia. Kópie paragónov sú podkladom na vyhotovenie dennej uzávierky.
Údaje z vyhotovených paragónov je nutné zaevidovať v ERP, ktorej prevádzka bola prerušená, najneskôr do 10 kalendárnych dní po uplynutí mesiaca, v ktorom bola prevádzka ERP obnovená.
