Každá fyzická alebo právnická osoba, ktorá na základe oprávnenia na podnikanie predáva tovar alebo poskytuje vymedzené služby, má povinnosť používať registračnú pokladnicu. To platí v prípade, ak pri predaji tovaru alebo za poskytovanie vymedzených služieb prijíma podnikateľ tržby. Upozorňujeme, že používanie ERP/VRP sa vzťahuje aj na podnikateľa s trvalým pobytom alebo so sídlom mimo územia Slovenskej republiky (ďalej „SR“), ak ide o evidenciu tržieb na území Slovenskej republiky.
Tržbou je platba prijatá z predaja tovaru alebo z poskytovania služby na predajnom mieste v hotovosti alebo inými platobnými prostriedkami nahrádzajúcimi hotovosť, najmä elektronickými platobnými prostriedkami alebo poukážkou oprávňujúcou na nákup tovaru, alebo poskytnutie služby, okrem platby prijatej bezhotovostne prevodom na účet podnikateľa. Pozor, tržbou je aj platba prijatá ako preddavok (záloha). Evidencii tržieb v ERP/VRP podlieha aj platba prijatá v hotovosti za účelom úhrady faktúry.
Predajným miestom je miesto, kde sa prijíma tržba. Z definície pojmu „predajné miesto“ vyplýva akékoľvek miesto, v rámci ktorého podnikateľ za predaj tovaru alebo za poskytnutie vymedzenej služby prijíma tržbu v hotovosti.
Používanie registračných pokladníc upravuje zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice. Od 1. 1. 2015 máme na Slovensku dva typy registračných pokladníc, a to elektronickú registračnú pokladnicu (ďalej „ERP“) a virtuálnu registračnú pokladnicu (ďalej „VRP“).
To, aký typ registračnej pokladnice podnikateľ zvolí, ovplyvňovala do 31. 8. 2017 aj skutočnosť, že pre VRP bol stanovený limit pre počet vydaných pokladničných dokladov cez VRP v jednom kalendárnom mesiaci 3000. Takže ak mal podnikateľ za kalendárny mesiac viac ako 3000 dokladov, automaticky mu vznikala povinnosť používať ERP. Ak používal VRP a prekročil limit, musel prejsť podnikateľ na používanie ERP. Od 1. 9. 2017 je limit úplne zrušený a počet vydaných pokladničných dokladov VRP je neobmedzený rovnako, ako aj pri ERP.
Elektronickou registračnou pokladnicou je elektronické registračné zariadenie vybavené prevádzkovou pamäťou, vstavaným registračným programom, fiskálnou pamäťou, zobrazovacím zariadením pre zákazníka, hodinami, klávesnicou a tlačiarňou, ktoré tvoria jeden funkčný celok alebo počítač s vlastným registračným programom a so samostatnou fiskálnou tlačiarňou. Teda ide o nejaké zariadenie, ktoré má vlastnú pamäť a dokáže ukladať údaje pre účely povinnej evidencie tržieb v predpísanom formáte a tiež pre účely prípadnej kontroly.
Virtuálnou registračnou pokladnicou je prostredie zriadené Finančným riaditeľstvom Slovenskej republiky na jeho webovom sídle, komunikujúce prostredníctvom koncového zariadenia. Koncové zariadenie môže byť počítač alebo aj mobilný telefón, pripojené na tlačiareň, pričom tieto zariadenia nemajú vlastnú pamäť pre evidenciu tržieb v predpísanom formáte, ale VRP je aplikácia, ktorú Finančné riaditeľstvo Slovenskej republiky bezplatne poskytuje podnikateľom.
Podnikateľ môže VRP používať po registrácii cez portál finančnej správy, kde prostredníctvom žiadosti o pridelenie kódu VRP vypíše povinné údaje do formulára, pričom zadáva aj štvormiestny PIN kód, ktorý bude podnikateľ zadávať pri prvom prihlásení do VRP. Dokument je potrebné uložiť, vytlačiť a podpísaný doručiť na daňový úrad osobne, poštou alebo elektronicky.
Po overení údajov uvedených v žiadosti zaregistruje pracovník daňového úradu podnikateľa a pridelí mu kód VRP. Následne mu budú v bezpečnostnej obálke poštou doručené prihlasovacie údaje na prístup do aplikácie VRP a kód VRP.
